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协同软件在系统功能上与一般企业的业务系统有很大的区别,但是又有边缘化的关联。协同更加注重以人为核心的事务管理,决定了协同管理实施必须是循序渐进、不断积累和创新的过程;由于不同行业不同客户的信息化水平不同,根据客户情况不同应该采用不同的实施方法。天翎myApps协同工作流通过多年的协同平台实施经验的积累,我们将其大致分为三种:
针对客户管理需求比较模糊、不明确,此类客户大部分只有需求轮廓,采用规范标准实施方法,从概念理论培训开始,引导和挖掘客户需求,帮助客户进行分析和管理事务流程的梳理、优化,到总体规划、分阶段系统实现,切换上线和辅导推广的完整的实施过程。
对于那些信息化水平较高,而且具有较为明确的需求,此类客户基本上在前期自己已经就关键需求做了规范和定义的,宜采用快速的实施方法,快速解决关键问题;我们会为客户提供相应的行业案例模板,并协助客户对需求进行可行性细化、系统配置、用户培训的快速实施。
对目前很多企业自己也积累了较强的实施力量和经验积累,并需求相对明确,采用以培训和指导为主的实施,可降低项目总体成本,提供基于系统维护的培训和指导,提供行业成功参考案例,协助进行系统规范,跟踪系统运行和使用情况,远程协助客户进行维护。
有一点需要说明,不论客户需求是否明确,对于项目小组和实施人员而言,有效的流程梳理、并给予管理优化和重组是非常重要的,它是系统实施的关键,没有规范好企业流程,企业管理就无法与软件系统完成对接,软件系统也不可能成功运行。
信息化建设是一个管理问题,还是一个技术问题,在20多年的信息化发展中一直是一个争论不休的问题。但是对于管理的信息化,若干年来更多地是作为业务问题来解决,故产生了大量的财务软件、销售管理软件、库存管理软件、采购管理软件、生产管理软件和集大成的ERP管理软件。
而管理实践不断推动着管理进步,这些年形成了各种各样的模式,也催生了各种管理培训,有以推广西方管理思想为主的,也有结合中国国情、特色的,形成了一批以提升管理能力的专属的管理培训、咨询公司,与之严重不相称的是,支持这些管理方法、管理行为变革和应用的软件却很少,即使有一些,却也只是限于局部,或者有概念而无实质内容。
另一方面,以互联网和通信为核心的信息技术飞速发展,给整个世界带来了翻天覆地的变化。网络通过改变生活、空间和时间等物质基础来构建一个流动的空间和无限的时间,新的社会组织形式,正遍及整个世界。
做好政府、企业、事业、社团等单位的信息化,既是技术问题,需要我们信息中心或类似单位的人员大力提倡与推动,同时也是一个管理问题,需要领导和管理部门高度重视,理解信息化对于管理建设、创新、效率提升的功用,拉动信息化建设为管理服务。
当前的这一管理和技术现状,推动了一门新兴的管理信息化研究并形成了一批有效的管理信息化软件,这就是协同管理软件。
协同泛指组织中多人共同完成同一或多个事务的行为方式和过程,协同工作是组织行为的基本模式和状态,协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件,是利用管理学领域研究的计划、组织、领导、控制、决策等如何利用资源、如何进行组织设计、如何完成高效执行等管理学研究成果和管理实践的经验,经过对日常办公和管理行为的高度抽象提炼形成的管理软件。
与通常以面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建管理软件不同之,协同管理软件是以面向企业管理中的人进行构建的,并且以人为中心进行信息的组织,以组织人员、资源、信息为主,以流程、表单解释制度的执行;以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布、呈现支持组织文化和组织管理,提升团队凝聚力和执行力。
在企业组织中大量存在着面向角色、面向行为规则的各类信息,这部分信息从内容表现形式上看,具有分散、跳跃、离散的非结构化特征,但从相互的关联逻辑来看,又具有明确的动态匹配和映射特点。协同管理软件正是以这些信息为主要管理对象,通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程,完成组织知识的积淀。
基于这些探索和研究,协同管理软件形成了以互联网技术、通信技术、工作流技术、知识和文档管理技术、门户、无线应用,结合组织级管理技术形成了协同管理的技术支撑体系。通过多年的发展,协同软件已经成为独立的管理软件分支,得到快速发展,这是在互联网支撑下管理软件的一次变革,这样的变革也切合企业管理软件从面向“业务”到面向“决策”,再面向“人”的回归和发展。
协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。
它有三个显著的特征:
第一是以“人”为中心,以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用;
第二是以“组织行为”为管理根本,即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理;
第三是以管理组织中占信息总量80%的“非结构化”信息为重点。
协同软件依据不同的角度有不同的分类方式,从它的表现形式来分可以分为:协同工具软件,协同平台软件和协同应用软件三种类型。
● 协同工具软件:是指可独立运行、功能相对单一、应用非常简便的辅助工具型软件。如:电子邮件系统软件、即时通信系统软件、视频会议系统软件等。
● 协同平台软件:是具有协同化的技术和应用架构,包括开发工具、应用中间件、开发环境等,可以让独立软件开发商或最终用户在此基础上进行协同应用开发的平台性软件。主流代表有:IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技术平台等三大技术流派。
● 协同应用软件:是指提供给团队组织用于实现协同化管理的最终应用软件。它面向应用,既要符合团队组织共同的协同应用特征,又要满足个性化的协同管理需求。用友致远就是专注于协同应用软件这一领域的产品和服务提供商。
十几岁的男孩正处于长身体的年龄,买条短点的裤子,今年合适明年就短了;买条长点的裤子,明年合适,今年又穿着太大!只好一年买一条!不少企业也像十几岁的男孩,正处于快速成长中,但企业的IT系统不能像,男孩的裤子一样,一年买”一条”,企业信息化建设中如何解决成长与稳定的矛盾?
福州光大机械制造有限公司(以下简称“光大机械”)是一家以生产五金配件为主的股份制合资企业,其主要产品出口欧美国家,年实现销售额1500万元左右。弹指一挥间,经过几年的迅速发展,企业规模不断壮大,由原来的十余人发展到现在的二百多人;业务也飞速发展,手工业务处理量也越来越大。与此同时,企业经营成本不断增加,管理水平及整体运转效率无法全面适应形势发展需要,效能无法全面体现出来,一场管理变革势在必行。
大海行船靠舵手,光大机械的信息化进程与其总经理王同庆有着密不可分的关系,因为从认识到信息化的作用,到产品选型、实施、培训、应用等全过程均是在他这位“一把手”的带头和催动下实现的。事实上,MBA毕业的王同庆很早就认识到信息化的力量,清楚管理信息系统在企业发展中所能扮演的重要角色,同时也认识到在企业内部进行信息化时所要面临的问题是什么。即便如此,最初光大机械的信息化建设还是没有多大进展,一方面是因为忙于出差的王同庆一直没时间去制定计划,另一方面是由于整个企业和社会环境对信息化的重要性和紧迫性的认识还不到位。
2005年初,王同庆应朋友之约到一家企业拜访。在参观过程中,他发现已经实施信息化的这家企业的工作现场看不到像自己企业那般人来人往的紧张繁忙景象,这使他触动颇深——信息化已将该企业的管理化繁为简、化有形为无形,因此所展现出的有序、宁静令人佩服。
在这家企业,王同庆亲身领略到了信息化在该企业的巨大效益产出,尤其是协同系统所构建的跨部门协同工作环境,系统在信息发布自动化、内部通讯自动化、工作流转自动化、文件和知识管理自动化、以及在企业日常事务办公自动化等方面给公司带来的新景象,让王同庆觉得“美不胜收”,直言不虚此行。
回到了自己的办公室,王同庆意识到自己企业在信息化建设方面的落后,以及其滞后性所造成的效率低下、成本上升、响应能力不足等弊端。无水之舟,焉能畅游?面对着整天无法从繁琐事务中解脱的管理层领导,王同庆感受到了信息化的紧迫性和重要性。
这将是“一种发展的机遇”,王同庆下定决定要将这种偶遇变成机遇,插柳成荫,让光大机械从此走上快车道。由于协同办公系统是一个很好的管理工具,也是信息化的基础与核心,可以牵一发而动全身,能直中企业管理上的一些弊端与要害,王同庆先从协同办公系统着手,开始了信息化建设的尝试。考虑到此举涉及到人多面广、需求复杂等因素,同时为预防将现有不规范、不科学的现状进行简单电子化的结果,王同庆决定兼任CIO,亲自抓起这项工作,引进先进管理理念。
那几天,王同庆每天做的第一件事就是上网查询协同OA定义、产品功能、实施应用、案例介绍等各种信息,每查询了解一次,他就有种“醍醐灌顶”的感受。
经过严格考察、层层筛选与招标,国内知名办公自动化软件合强软件获得了王同庆的认可,他与合强公司工程师促膝而谈,推心置腹,通过广泛讨论产生不少共识。而几近完美的现场演示,更是让王同庆吃了定心丸,于是双方制定了详实的系统建设方案。一周后,光大机构与合强公司顺利签约,合强智能办公系统的实施工作正式启动,自此,光大机械开始阔步走上了“向协同要效益”之路。
协同软件对于提高企业效率的重要意义,正日益清晰的摆在各企业管理者的面前。

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